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Voraussichtlich ab dem 1. Januar 2025 ist es gesetzlich vorgeschrieben, Rechnungen nur noch elektronisch zu versenden, wenn der Empfänger ein anderes Unternehmen ist. Entsprechend dieser Regelung wird der Großhandel uns allen ab dann nur noch elektronische Rechnungen schicken.
Damit sind nicht einfach pdf-Dateien gemeint, sondern Dateien in einem ganz bestimmten Format - in unserer Branche meist ZUGFeRD, manchmal auch xRechnung. Diese ist maschinenlesbar, ZUGFeRD enthält aber auch ein menschenlesbares pdf.
Was zunächst nach einem Grund zur Panik klingt, ist in Wirklichkeit eine positive Entwicklung, auf die wir ganz einfach reagieren können. In diesem Artikel werden wir uns mit den Vorteilen der elektronischen Rechnungsstellung für Handwerker beschäftigen.
Elektronische Rechnung im Überblick
Die elektronische Rechnung ist zunächst ein Prozess, bei dem Rechnungen direkt aus dem Buchhaltungssystem des Unternehmens generiert und auf elektronischem Weg an den Empfänger gesendet werden. Da die elektronische Rechnung bestimmten Standards entspricht, kann sie maschinell ausgewertet werden und ermöglicht eine automatisierte Rechnungsverarbeitung. Sie besteht aus einem maschinenlesbaren Datensatz und einer menschenlesbaren Kopie, in der Regel ein PDF.
Der europäische und auch der deutsche Gesetzgeber bestehen zunehmend auf diese Formaten, um Steuerhinterziehung zu erschweren, aber auch um die Betriebsprüfung zu vereinfachen. Trotzdem wird uns hier kein unnötiger bürokratischer Aufwand aufgebürdet, sondern die Formate haben auch für Handwerker große Vorteile.
Vorteile der elektronischen Rechnung für Handwerksbetriebe, wie Haustechnik und Elektro
1. weniger Fehler und schnellere Bearbeitung
Die Rechnung des Großhändlers kann zukünftig sofort in der Software des Handwerkers verarbeitet werden. Mögliche Fehler bei der manuellen Dateneingabe oder beim halbautomatischen Einlesen von Papierrechnungen entfallen. Die meisten Softwareanbieter ordnen die Rechnung bereits dem richtigen Projekt zu und prüfen die Rechnung: Stimmen Mengen, Positionen und Preise mit der Bestellung überein? Weichen die Preise vom Angebot ab? Teilweise kann von hier aus auch gleich die Zahlung ausgelöst werden.
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Das funktioniert natürlich nur, wenn die Bestellung beim Großhändler bereits über die Software erfolgt ist. Eine Funktion, die alle bei Frag Dieter gelisteten Anbieter bereits haben. Nutze einfach die Vergleichsfunktion, um auch deine Software zu prüfen.
{{nachtraeglich}}
2. Bessere Nachvollziehbarkeit und Transparenz
Die elektronische Rechnung bietet den Handwerkern eine bessere Nachvollziehbarkeit und Transparenz. Der Versand elektronischer Rechnungen über ein Netzwerk ermöglicht es den Unternehmen, den Übertragungsstatus jederzeit einzusehen. Fehlerhafte Rechnungen können frühzeitig erkannt und korrigiert werden. Darüber hinaus ermöglicht die elektronische Rechnung die Verfolgung des Zahlungsstatus und erleichtert die Kommunikation zwischen Lieferant und Kunde.
3. Schnellere Zahlungsabwicklung
Durch den Einsatz elektronischer Rechnungen kann der Zahlungsprozess beschleunigt werden. Du erhältst die Rechnung schneller als bisher und kannst sie oft sofort bezahlen. Deine Software zeigt dir offene Rechnungen und deren Zahlungsfristen an. So kannst du Skontobedingungen besser nutzen, pünktlich zahlen und alle Daten sofort in deiner Buchhaltung verbuchen.
4. Kosteneinsparungen
Die oben genannten Prozesse sparen Zeit und damit Geld. Die elektronische Rechnungsstellung ermöglicht eine effizientere Bearbeitung und reduziert den manuellen Aufwand erheblich. Auch Ausdrucke und Kopien für den Steuerberater können entfallen, zumal sie auch jetzt schon nicht mehr GoBD-konform sind.
Umsetzung der elektronischen Rechnungsstellung in der Handwerkersoftware
Die meisten der auf FragDieter gelisteten Anbieter von Handwerkersoftware sind in der Lage, Rechnungen im ZUGFeRD-Format zu verarbeiten. Dies bedeutet nicht zwangsläufig, dass deine Version oder Installation bereits dafür vorbereitet ist.
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Wenn deine Handwerkersoftware bei FragDierter bereits einen grünen Haken bei ZUGFeRD hat, du aber die folgenden Funktionen nicht nutzen kannst, solltest du dich direkt an deinen Hersteller wenden:
- meine Software soll Rechnungen einem Projekt zuordnen können
- meine Software soll die Rechnung gegen die zugehörige Bestellung prüfen: Stimmen Preise und Mengen mit der Bestellung überein?
- meine Software soll die Daten aus der Rechnung in die Buchhaltung übernehmen können.
Eventuell ist ein Update oder ein Zusatzmodul notwendig. Wir empfehlen dir, diesen Schritt auf jeden Fall zu gehen, denn nur wenn deine Software die Daten automatisch verarbeitet, sparst du wirklich Zeit.
Fazit
Während wir bisher dem Großhandel erlauben mussten, uns elektronische Rechnungen zu schicken, müssen wir ab 2025 dem Großhandel aufwändig genehmigen, wenn wir das nicht wollen.
Die elektronische Rechnung bringt uns aber auch große Vorteile, die wir nutzen sollten. Angesichts dieser Vorteile lohnt es sich für Handwerker, ihre Handwerkersoftware kritisch unter die Lupe zu nehmen: Kann ich mit meiner Software alle Vorteile nutzen?
Ab 2025 sind auch wir verpflichtet, Rechnungen, die wir einem anderen Unternehmen ausstellen, als elektronische Rechnung zu übermitteln. Es macht also Sinn, sich in den nächsten Monaten gemeinsam mit dem Steuerberater oder dem Unternehmensentwickler aktiv mit dem Thema auseinanderzusetzen.
