.svg)
In diesem Blogbeitrag möchten wir Dir erklären, wie Du als Handwerksbetrieb von der Verwendung einer Rechnung im ZUGFeRD-Format, die Du vom Großhandel erhältst, profitieren kannst. Wir möchten die Vorteile und Einsatzmöglichkeiten dieser Alternative zur Papierrechnung bzw. deren PDF erläutern.
Auf die Frage: Brauchst du eine digitale Rechnung? hören wir sehr oft ein schlichtes “Nein". Das ist verständlich, denn wir stellen uns zunächst vor, dass wir statt einem Blatt Papier einfach ein PDF erhalten. Aber in der Regel ist mit “digitaler Rechnung” viel mehr gemeint als nur ein PDF - es geht darum, die relevanten Daten aus der Rechnung so zu übertragen, dass sie direkt dort landen, wo sie hingehören:
In deiner Abrechnungssoftware, im richtigen Projekt, in der Buchhaltung, im Controlling. Also überall dort, wo du im Moment die Rechnungsdaten manuell eintippst. Damit die Software, mit der du arbeitest, die Daten sinnvoll verarbeiten kann, müssen sie so geliefert werden, dass deine Software sie verarbeiten kann. Dafür gibt es Schnittstellen.
Eine standardisierte Rechnung im ZUGFeRD-Format besteht immer aus zwei Teilen: Einem PDF, das du als Mensch lesen kannst und einer XML-Datei, die von deiner Software genutzt werden kann. Die XML-Datei kann automatisch verarbeitet werden, so dass das zeitaufwändige und fehleranfällige Abtippen der Rechnungsdaten entfällt.
Die Daten aus der XML-Datei können automatisch in verschiedene Programme übertragen werden, z. B. in das Buchhaltungsprogramm, in ein Warenwirtschaftssystem, in deine Handwerkersoftware und auch zum Steuerberater.
Rechnung mit ZUGFeRD: Was muss ich tun?
1. Frag deine Großhändler: Können Sie Rechnung mit ZUGFeRD?
Als erstes solltest du sicherstellen, dass du mit Großhändlern zusammenarbeitest, die das Format bereits nutzen. Da es sich bei ZUGFeRD um ein Standardformat handelt, das auf EU-Ebene entwickelt wurde, steht die Nutzung grundsätzlich jedem Unternehmen offen. Jeder Großhändler könnte Rechnungen in diesem Format erstellen, jeder Hersteller von Handwerkersoftware könnte seine Software so bauen, dass sie das Format verarbeiten kann.
Da Softwareentwickler aber ebenso rar sind wie Handwerker, ist noch nicht jedes Unternehmen dazu in der Lage. Zumal der Standard erst 2019 veröffentlicht wurde und damit relativ neu ist. Wenn nur ein Teil deiner Großhändler das Format unterstützt, musst du entscheiden, ob es sich schon lohnt, Arbeit zu investieren, um das Format verarbeiten zu können.
2. Frag den Hersteller deiner Handwerkersoftware: Können Sie Rechnung mit ZUGFeRD?
Um die Daten sinnvoll weiterverarbeiten zu können, musst du wahrscheinlich einige Einstellungen in deiner Software vornehmen. Von alleine weiß sie nicht, wo sie die Datei findet und wie sie verarbeitet werden soll. Sprich am besten mit dem Hersteller deiner Handwerkersoftware, was für dich möglich ist.
Wie sieht ZUGFeRD dann im Alltag aus?
Je nachdem, wie deine Handwerkersoftware die Umsetzung ermöglicht, holt sich entweder die Software selbst die Dateien von einem FTP-Server oder du lädst die per E-Mail eingegangene Rechnung in die jeweilige Software hoch.
Die Kollegen von BlueSolution zeigen hier, wie das Ganze im HWS TopKontor aussehen würde:
https://www.youtube.com/watch?v=iJJ8b27XyV8
