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Als Unternehmer wissen wir, wie wichtig eine zuverlässige und aktuelle Software für den Betrieb ist. Mit dem richtigen System ist es viel einfacher, den Überblick über Material, Kunden, Baustellen und vieles mehr zu behalten. Doch wann ist es an der Zeit, in eine neue Software zu investieren? Und wie finde ich das heraus? Hier sind einige Tipps, wie du erkennen kannst, wann dein aktuelles System veraltet ist und du etwas Neues brauchst.
Software verändert sich sehr schnell. Wenn die Installation deiner Software also schon einige Jahre zurückliegt, stehen die Chancen gut, dass es neuere Versionen oder Konkurrenzprodukte gibt. Software, die acht Jahre alt ist, gehört in der Regel zum alten Eisen.
1. Hast du dich verändert?
Wenn dein Betrieb seit der Einführung deiner Software stark gewachsen ist, du einen anderen Schwerpunkt gesetzt hast (z.B. mehr Servicegeschäft statt Baustellen) oder sich die Aufgabenverteilung geändert hat, kann es sein, dass deine Software nicht mehr zu deinem Betrieb passt. Sprich mit deinen Mitarbeitern: Was stört sie? Wo haben sie viel Handarbeit? Welche Erfahrungen bringen sie aus anderen Betrieben mit?
2. Welche Probleme gibt es?
Ein gutes Signal für einen Veränderungsbedarf ist, wenn viele Daten manuell von einem System in ein anderes getippt oder kopiert werden müssen. Schnittstellen haben sich in den letzten Jahren sehr gut entwickelt. Eine gute Software sollte z.B. in der Lage sein, Rechnungen vom Großhandel oder E-Mails vom Kunden aus deinem Postfach in deiner Software dem richtigen Ansprechpartner und idealerweise dem richtigen Projekt zuzuordnen.
Die Alarmglocken sollten läuten, wenn einzelne Benutzer viel Zeit damit verbringen, Daten manuell in ein System einzugeben (also nicht Papier in die Software, sondern Daten aus der Software in andere Felder derselben Software zu übertragen). Dies deutet darauf hin, dass entweder das Softwarehaus die Bedürfnisse nicht verstanden hat oder dass eine Software verwendet wird, die eigentlich für ein ganz anderes Szenario entwickelt wurde.
In diesem Fall ist es wahrscheinlich ratsam, ein ganz anderes System einzuführen.
Wenn du nicht die Möglichkeit hast, von unterwegs auf bestimmte Daten zuzugreifen oder Funktionen zu nutzen, ist das ebenfalls ein Hinweis darauf, dass du einen Anbieter nutzt, der nicht mehr auf dem neuesten Stand der Technik ist.
3. Welche neuen Möglichkeiten gibt es?
Besonders nützliche Schnittstellen sind IDS und OMD (Open Master Data), idealerweise nutzt du eine Software, die darüber verfügt. Damit kannst du Waren im Online-Shop des Großhändlers auswählen und die Produktdaten und Preise ohne manuellen Aufwand in Echtzeit in deine Angebote und Rechnungen übernehmen.
Diese beiden Standards ersetzen das alte Datanorm-Format, das datenintensiv ist und keine Echtzeitdaten enthält. Der Softwarehersteller pds zeigt in dem unten stehenden Video, wie das in seiner Software funktioniert und dann auch genutzt wird. So oder ähnlich sollte es auch in deiner Software möglich sein, um einem modernen Standard zu entsprechen.
Zeiterfassung und Dokumentation funktionieren am besten, wenn die Mitarbeiter dies direkt auf der Baustelle erledigen können. Die dafür notwendigen Funktionen müssen nicht unbedingt in deiner Handwerkersoftware vorhanden sein, aber auch wenn du eine andere App wie Craftnote oder Geocapture verwendest, sollten die Daten in die Handwerkersoftware übernommen werden können.
Ist dies nicht möglich, empfiehlt sich ein Systemwechsel.
4. Die unsichtbare Bedrohung
Cybersicherheit und Datenschutz werden zu einer immer größeren Herausforderung für alle, insbesondere da du als Unternehmen haftbar gemacht werden kannst, wenn die von dir gesammelten Daten in einen Betrug oder Diebstahl verwickelt sind. Du bezahlst einen Softwareanbieter, um einen Großteil der Arbeit an diesen Themen auszulagern. Überprüfe daher kritisch, ob du deinem Dienstleister vertrauen kannst.
Ein Indiz für einen guten Anbieter sind regelmäßige Updates. Gerade wenn du ein Software-as-a-Service-Produkt hast, musst du diese nicht mehr selbst einspielen, sondern “spürst” sie, weil sich zum Beispiel Funktionen oder das Design ändern oder du E-Mails über Änderungen bekommst. Wenn hier längere Zeit nichts passiert ist, solltest du kritisch nachfragen.
Fazit
Ob du deine Software wechseln solltest, hängt maßgeblich davon ab, wie zufrieden deine Nutzer mit der Software sind. Aber auch wenn niemand etwas zu meckern hat, gibt es Bereiche, in denen du mit neuer Software auch neue Möglichkeiten schaffst. Es lohnt sich also, regelmäßig einen Blick darauf zu werfen.
