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Kein Handwerksbetrieb kommt mehr ohne Handwerkersoftware aus. Während in den 90er Jahren lediglich die Schreibmaschine durch eine Software ersetzt wurde, unterstützt uns eine gute Handwerkersoftware heute beim Einkauf, der Auftragsabwicklung und der Rechnungsstellung.
Bei der Vielzahl der Angebote auf dem Markt kann es jedoch schwierig sein, die richtige Handwerkersoftware für die speziellen Anforderungen des eigenen Betriebs auszuwählen. Hier kommt unsere neuer Funktion “Anfrage-Hilfe” ins Spiel. Sie unterstützt dich dabei, vor dem Kauf einer Handwerkersoftware für deinen Betrieb ein sogenanntes Pflichtenheft - oder in der Sprache der Softwareentwickler: deine Anforderungen - zu erstellen.
Aber was ist eigentlich ein Pflichtenheft für Handwerkersoftware und warum ist es wichtig?
Es definiert klar deine Bedürfnisse und Erwartungen:
Das Schreiben eines Pflichtenhefts hilft dir, deine Bedürfnisse und Erwartungen an deine Handwerkersoftware klar zu definieren. Es zwingt dich, darüber nachzudenken, welche Eigenschaften und Funktionen für deinen Betrieb wichtig sind und worauf du verzichten kannst. Das hilft dir nicht nur, deine Optionen einzugrenzen, sondern stellt auch sicher, dass du in eine Handwerkersoftware investierst, die deinen spezifischen Anforderungen entspricht.
Es wird dir Zeit, Geld und Frustration sparen:
Die Investition in eine Handwerkersoftware ohne Pflichtenheft kann ein teurer Fehler sein. Ohne ein klares Verständnis deiner Bedürfnisse kannst du nicht überprüfen, ob eine Software für dein Unternehmen wirklich geeignet ist. Führst du eine Handwerkersoftware ein, die nicht auf deine Anforderungen ausgerichtet ist, wirst du nicht nur Geld verschwendet, sondern deine Mitarbeiter frustrieren. Durch die Erstellung eines Pflichtenhefts kannst du dieses Szenario vermeiden und eine sinnvolle Entscheidung treffen, die dir die erhoffte Erleichterung bringt.
Es ist die Basis für deine Entscheidungsfindung:
Von außen betrachtet, bieten die Softwareanbieter die gleichen Funktionen an. Betrachtet man nur das Marketingmaterial der Unternehmen, lässt sich kaum ein Unterschied zwischen den Lösungen ausmachen. Doch gerade in der Handhabung und den Prozessen unterscheiden sich die Anbieter.
Ein Pflichtenheft dient dir als Leitfaden bei der Suche nach einer passenden Handwerkersoftware. Es ermöglicht dir, die für dich relevanten Eigenschaften zu vergleichen und eine fundierte Entscheidung zu treffen.
Im Gespräch mit dem Vertrieb kannst du besser nachfragen und dir Funktionen zeigen lassen, die nicht zur Standardpräsentation gehören, für dich aber besonders wichtig sind.
Es hilft auch dem Vertrieb der Handwerkersoftware, deine Anforderungen im Voraus zu kennen und gibt ihm die Möglichkeit, sich gezielter auf dich vorzubereiten und Themen auszulassen, die für dich nicht interessant sind und deine Zeit verschwenden würden.
Es stellt sicher, dass deine anderen Systeme kompatibel sind:
Ein weiterer wichtiger Aspekt bei der Erstellung des Pflichtenheftes ist die Auflistung der bereits eingesetzten Systeme, die mit der Handwerkersoftware kompatibel sein müssen. Beispielsweise liefern viele Unternehmen Personaldaten an Datev.
Wenn dein Betrieb bereits bestimmte Soft- oder Hardware nutzt, ist es wichtig zu überlegen, wie die neue Handwerkersoftware in diese Systeme integriert werden kann. Das Pflichtenheft hilft dem Softwarehersteller, mögliche Kompatibilitätsprobleme zu erkennen und eine Handwerkersoftware auszuwählen, die sich nahtlos in deine bestehenden Systeme einfügt.
Es liefert einen klaren Fahrplan für die Implementierung:
Sobald du die Handwerkersoftware ausgewählt hast, die deinen Anforderungen entspricht, kann ein Pflichtenheft als Fahrplan für die Implementierung dienen. Auf dieser Grundlage kannst du die Schritte und Prozesse ableiten, die für die erfolgreiche Einführung erforderlich sind, und den Übergang reibungsloser und effizienter gestalten. Mit Hilfe deines Teams und des Softwareherstellers kannst du realistische Zeitpläne aufstellen und sicherstellen, dass die Software rechtzeitig und gut organisiert eingeführt wird.
Fazit
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Erstellung eines Pflichtenheftes vor dem Kauf einer Handwerkersoftware für dein Unternehmen von entscheidender Bedeutung ist.
Es hilft, die Anforderungen klar zu definieren, spart Zeit und Geld, unterstützt den Entscheidungsprozess, stellt die Kompatibilität mit bestehenden Systemen sicher und liefert einen klaren Fahrplan für die Implementierung.
