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Seit etwa zehn Jahren gibt es einen weltweiten Trend, Daten und auch Software in der Cloud zu betreiben. Trotzdem sehen wir immer wieder Handwerksbetriebe, die sehr viel Wert darauf legen, ihre Software und ihre Daten OnPremise - also auf einem Server - zu betreiben.
Viele Unternehmer treffen diese Entscheidung aus dem Bauch heraus, ohne sich über die Vor- und Nachteile und die Konsequenzen bewusst zu sein. Mit diesem Artikel wollen wir helfen, keine dogmatische, sondern eine fundierte Entscheidung zu treffen.
Implementierung und Zugriff
SaaS
Wenn eine Software nicht auf den Servern eines Unternehmens, sondern auf den Servern des Herstellers installiert wird und der Handwerksbetrieb dann über einen Browser darauf zugreifen kann, spricht man von Software as a Service, kurz SaaS.
Die Implementierung einer SaaS-Lösung ist in der Regel unkompliziert. Da der Dienst bereits über das Internet verfügbar ist, können die Nutzer sofort und ortsunabhängig darauf zugreifen. Wichtig ist jedoch, von Anfang an zu klären, wer dafür verantwortlich ist, dass die einzelnen Monteure und Büromitarbeiter auch ihre Zugänge erhalten und mit den richtigen Rechten ausgestattet sind.
Hier liegt natürlich auch ein Risiko - wenn keine Internetverbindung besteht, kann die Software nicht aufgerufen werden. Da die Handwerkersoftware aber natürlich für den Betrieb notwendig ist, haben die meisten Anbieter hier Lösungen geschaffen, die es zumindest erlauben, ein Minimum an Funktionen weiter zu nutzen. Es lohnt sich, beim Anbieter nachzufragen, was möglich ist und was nicht.
On-Premise
Im Vergleich dazu erfordert die Implementierung einer On-Premise-Lösung mehr Zeit und Planung. Unternehmen müssen die notwendige Hardware kaufen, um die Software intern zu hosten. Verfügt niemand im Unternehmen über die entsprechende Kompetenz, kann eine On-Premise-Installation schnell zur Überforderung des Teams werden.
Dass On-Premise-Software dann nur vom Büro aus, auf PCs verfügbar ist, auf denen auch die Software installiert ist, ist hingegen nicht mehr zeitgemäß. Professionelle Handwerkersoftware sollte in der Lage sein, entweder Fernzugriff zu bieten oder mit Hilfe von Apps bestimmte Funktionen auch unterwegs nutzen zu können.
Kosten und Finanzplanung
SaaS
Ein großer Vorteil von SaaS-Lösungen sind die relativ geringen Anschaffungskosten. Unternehmen müssen keine großen Summen im Voraus ausgeben, sondern zahlen monatliche oder jährliche Abonnementgebühren, die von der Art der Lizenz oder der Anzahl der Nutzer abhängen. Zu beachten ist jedoch, dass ungenutzte Lizenzen und redundante Anwendungen die Cloud-Kosten in die Höhe treiben können.
On-Premise
On-Premise-Lösungen sind in der Regel kostenintensiver, da die Unternehmen die erforderliche Hardware kaufen und für die Implementierung und Wartung aufkommen müssen. Obwohl die Wartungskosten geringer sind, erfordern On-Premise-Lösungen eine eigene IT-Infrastruktur und internes IT-Fachwissen zur Unterstützung. Im Laufe der Zeit können zusätzliche Kosten durch Hardware-Upgrades oder erforderliche Lizenzen, z. B. für die Erstellung von Word-Dokumenten oder iPhone-Apps, entstehen. Bei der Bewertung der Gesamtkosten sollten Hosting-Gebühren, interne Ressourcen und andere relevante Faktoren berücksichtigt werden.
Generell ist eine endgültige Kostenabschätzung immer schwierig, da es insbesondere bei On-Premise-Lösungen viele unbekannte Faktoren gibt.
Wartung und Support
SaaS
Bei SaaS-Lösungen ist der Anbieter für die Wartung und den Support der Software verantwortlich. Die Unternehmen müssen sich somit nicht um die Wartung der Anwendungen kümmern und können sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren.
On-Premise
On-Premise-Lösungen erfordern internes IT-Fachwissen für Wartung, Upgrades und Fehlerbehebung. Unternehmen haben mehr Kontrolle über ihre Daten, tragen aber auch mehr Verantwortung. Bei der Entscheidungsfindung sollten die Fähigkeiten des Teams, das gewünschte Maß an Kontrolle und die Anpassungsfähigkeit der Software berücksichtigt werden.
Anpassung und Upgrades
SaaS
SaaS-Lösungen bieten oft weniger Anpassungsmöglichkeiten als On-Premise-Lösungen. Die Software wird vom Anbieter bereitgestellt und Updates werden automatisch installiert. Unternehmen müssen möglicherweise Einschränkungen bei der individuellen Anpassung der Software hinnehmen. Während Optik oder die Nutzung bestimmter Schnittstellen Teil des Implementierungsprozessen sein wird, ist es in der Regel nicht möglich ganze Funktionen in ihrer Abfolge zu verändern.
On-Premise
On-Premise-Lösungen bieten mehr Flexibilität bei der Anpassung der Software an die spezifischen Anforderungen des Unternehmens. Unternehmen haben sehr viel mehr Kontrolle über die Software und können Upgrades und Anpassungen nach Bedarf vornehmen. Dies erfordert jedoch ein internes IT-Team mit entsprechenden Fähigkeiten und Ressourcen.
Remote Desktop
Wir wissen aber, dass es auch Anbieter gibt, bei denen man eine On-Premise-Installation vor Ort durchführen kann und diese dann über einen Remote Desktop nutzt - also von seinem Rechner aus auf die Software beim Hersteller zugreift. Das hat Vorteile, vor allem was die Skalierbarkeit und Wartbarkeit der Software angeht, setzt aber auch eine stabile Internetverbindung voraus.
Sicherheit und Compliance
SaaS
SaaS-Anbieter sind für die Sicherheit ihrer Software verantwortlich. Dazu gehören umfangreiche Sicherheitsmaßnahmen und -protokolle, um die Daten ihrer Kunden zu schützen. Dennoch kommt es vor, dass Daten von Kriminellen entwendet werden. Und für Kriminelle ist es attraktiver, einen SaaS-Anbieter anzugreifen, der über eine große Menge an Daten verfügt, als einen einzelnen Handwerksbetrieb. Dem stehen Sicherheitsexperten beim Hersteller gegenüber, die in der Regel erfahrener sind als IT-Administratoren in Handwerksbetrieben.
On-Premise
On-Premise-Lösungen bieten Unternehmen mehr Kontrolle, aber auch mehr Verantwortung über die Sicherheit ihrer Daten. Unternehmen können und müssen ihre eigenen Sicherheitsmaßnahmen implementieren, damit beispielsweise kein Dritter Zugriff zu den Servern hat. Sie tragen dann aber auch die Verantwortung für die Sicherheit und den Schutz dieser Daten, was zusätzliche Ressourcen und Fachkenntnisse erfordert.
Kombinierte Lösungen
Technisch ist es auch möglich, Lösungen zu kombinieren. Zum Beispiel die Software in der Infrastruktur vor Ort zu installieren, die Daten aber in der Cloud zu speichern. Das vereinfacht das Backup und die Datensicherheit in deinem Unternehmen, da du die Verantwortung dafür weitgehend an den Anbieter abgibst.
Diese Möglichkeit bieten dir beispielsweise pds, blue:solution - smarthandwerk und Label an.
Backup und Wiederherstellung
SaaS
Bei SaaS-Lösungen sind Backup und Wiederherstellung in der Regel Teil des Serviceangebots des Anbieters. Unternehmen können sich darauf verlassen, dass ihre Daten regelmäßig gesichert und bei Bedarf wiederhergestellt werden. Dennoch ist es wichtig, die Backup- und Wiederherstellungsrichtlinien des Anbieters zu verstehen und sicherzustellen, dass sie den eigenen Anforderungen entsprechen.
Ein wichtiges Stichwort in diesem Zusammenhang ist “Datensparsamkeit”, die sowohl vom deutschen Datenschutzgesetz als auch von der EU-DSGVO gefordert wird. Ein SaaS-Anbieter wird hier wesentlich kritischer geprüft, da er wesentlich mehr Daten verwaltet. Dementsprechend wird er z.B. feste Fristen haben, nach denen nicht benötigte Daten gelöscht werden oder auch mal weniger Daten sammeln wollen, als man sich das vorstellt.
On-Premise
Bei On-Premise-Lösungen sind die Unternehmen selbst für die Sicherung und Wiederherstellung ihrer Daten verantwortlich. Dies erfordert die Implementierung geeigneter Backup-Lösungen und die Durchführung regelmäßiger Backups. Es muss sichergestellt werden, dass die Daten im Falle eines Ausfalls oder einer Störung wiederhergestellt werden können.
Funktionalität und Analysen
SaaS
SaaS-Lösungen bieten in der Regel eine breite Palette von Funktionen und Analysen, die den Anforderungen der meisten Unternehmen gerecht werden. Die Software wird regelmäßig mit neuen Funktionen und Verbesserungen aktualisiert. Du solltest jedoch sicherstellen, dass die angebotenen Funktionen deinen spezifischen Anforderungen entsprechen und dass eventuell erforderliche Integrationen möglich sind.
On-Premise
On-Premise-Lösungen bieten oft mehr Möglichkeiten, die Software an die eigenen Bedürfnisse anzupassen und individuelle Funktionen zu implementieren. Dies erfordert jedoch ein internes IT-Team mit entsprechenden Kompetenzen und Ressourcen. Machst du dich hier von einem Dienstleister abhängig, kann das zu Frustration und hohen Kosten führen.
Fazit
Die Wahl zwischen SaaS und On-Premise-Implementierung hängt von den individuellen Anforderungen und Zielen deines Unternehmens ab. SaaS-Lösungen bieten Vorteile wie geringere Anschaffungskosten, einfache Implementierung und Skalierbarkeit. On-Premise-Lösungen bieten mehr Kontrolle, Anpassungsmöglichkeiten und Sicherheit. Unternehmen sollten ihre spezifischen Anforderungen und Ressourcen sorgfältig abwägen, um die richtige Implementierungsmethode zu wählen. Eine fundierte Entscheidung kann dazu beitragen, das volle Potenzial eines Unternehmens auszuschöpfen und den langfristigen Erfolg zu sichern.
Für kleinere Unternehmen mit weniger als 20 Mitarbeitern und ohne interne IT-Expertise empfehlen wir jedoch ein SaaS-Produkt, um zu vermeiden, dass die Software mit den wachsenden Anforderungen an Sicherheit und Einfachheit nicht Schritt halten kann.
