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Selbst in kleinen Betrieben ist die Person, die ein Angebot erfasst und die Aufmaße vor Ort macht, häufig eine andere Person, als der Monteur, der die Baustelle dann abwickeln wird.
Seit jeder von uns eine Kamera in der Tasche hat, schicken wir uns Gegenseitig Fotos von den Baustellen. Kunden, Monteure, Subunternehmer - in unseren Messenger-Apps sammeln sich strukturlos Bilder von Baustellen. Kein Wunder, denn ein Bild sagt mehr als tausend Worte.
Uns so haben die Handyfotos Einzug in unseren professionellen Alltag gefunden. Doch so viel Segen sie auch bringen: Werden sie unstrukturiert aufgenommen und über verschiedene Kanäle verteilt sorgen sie auch für viel Unruhe und Sucherei.
In diesem Leitfaden erfährst du darum, wie die Fotodokumentation die Zusammenarbeit im Handwerk wirklich vereinfacht und deinen Betrieb auf die nächste Stufe heben kann.
Bedeutung der Fotodokumentation im Handwerk
Visuelle Aufzeichnungen sind für Handwerksbetriebe unverzichtbar. Sie schaffen Transparenz und Klarheit, da Fotos den aktuellen Zustand einer Baustelle oder eines Projekts eindeutig festhalten. Diese visuelle Klarheit erleichtert die Kommunikation innerhalb des Teams sowie mit Kunden und anderen Beteiligten. Detaillierte Aufnahmen des Ist-Zustands ermöglichen es, den Umfang und die Komplexität eines Projekts präzise einzuschätzen. So können Ressourcen, Materialien und Zeitpläne besser geplant und genaue Kostenvoranschläge erstellt werden, wodurch teure Nachbesserungen vermieden werden.
Die chronologische Dokumentation des Baufortschritts sorgt zudem für Qualitätssicherung und Rückverfolgbarkeit. Im Falle von Mängeln oder Streitigkeiten dienen die Fotos als wertvolle Beweismittel und ermöglichen eine lückenlose Rückverfolgbarkeit. Durch die umfassende Dokumentation von der Vorbereitung bis zur Fertigstellung kannst du deinen Kunden den Projektverlauf transparent darstellen, was das Vertrauen und die Zufriedenheit der Kunden steigert.
In diesem Beispiel kannst du gut erkennen, wie mit Hilfe von Fotos klar dargestellt wird, wie es auf der Baustelle aussieht. Hier wird elements-a lite genutzt, damit die Kollegin im Büro die erfasste Baustelle in der elements a-Software sofort ein passendes Angebot erstellen können.
Technische Voraussetzungen für eine effektive Fotodokumentation
- Statte dein Team mit Smartphones aus
Klar: Ohne vernünftiges Handy, gibt es keine guten Fotos. Dabei ist klar, dass du nicht jeden Mitarbeiter mit dem allerneueste Smartphone ausstatten musst. Lehrlinge und Monteure werden wenig Fotodokumentation machen, sondern eher Fotos schießen, um Nachfragen zu stellen. Deren Qualität muss nicht die beste sein.
Hast du aber Monteure, die sogar digitales Aufmaß mit dem Smartphone machen sollen, geht das nur mit den Smartphones der neueren Generation, deren Kamera aufmaßfähig ist.
Auch, ob du das Team mit mobilen Daten ausstatten musst, ist immer eine Frage deines Kontext. Als Blitzschutz-Installateur wird dein Team sehr, sehr viele Fotos zur Dokumentation machen, diese können aber auch auf dem Smartphone bleiben, bis der Monteur wieder im W-Lan ist.
Sollen deine Mitarbeiter aber in Echtzeit Fotos ins Büro oder an dich senden können, brauchen sie auch mobile Daten.
- Die richtige App für den richtigen Prozess
Was möchtest du mit den Bildern tun? Im Beispiel von elements a-lite unterstützen die Fotos den Angebotsprozess. Diese App macht natürlich nur Sinn, wenn du Bäder und Heizungen bereits mit elements a-Unterstützung verkaufst.
Dienen Fotos bei dir ausschließlich zur Kommunikation mit anderen Teammitgliedern, sind sie wahrscheinlich in eurer Messenger-App oder der digitalen Baustellenmappe deiner Software am besten aufgehoben.
Schritt für Schritt: Die richtige Vorgehensweise bei der Fotodokumentation
Nachdem du die technischen Grundlagen geschaffen hast, ist es an der Zeit, die richtige Vorgehensweise bei der Fotodokumentation zu erlernen. Hier sind die wichtigsten Schritte, die du befolgen solltest:
- Bestandsaufnahme und Dokumentation des Ist-Zustands
Bevor du mit den eigentlichen Arbeiten beginnst, ist es unerlässlich, den aktuellen Zustand des Objekts oder der Baustelle umfassend zu dokumentieren. Erstelle sowohl Übersichtsaufnahmen als auch Detailaufnahmen von allen relevanten Bereichen, Oberflächen, Installationen und potenziellen Problemstellen.
- Strukturierte Benennung und Ordnung der Fotos
Um eine effiziente Organisation und Rückverfolgbarkeit zu gewährleisten, ist es wichtig, deine Fotos systematisch zu benennen und zu ordnen. Verwende ein einheitliches Benennungsschema, das Informationen wie Datum, Projektnummer, Raum oder Bereich enthält.
- Regelmäßige Fotodokumentation des Baufortschritts
Während der laufenden Arbeiten solltest du in regelmäßigen Abständen den Fortschritt des Projekts dokumentieren. Erstelle Aufnahmen von wichtigen Zwischenschritten, Herausforderungen, gelösten Problemen und allen relevanten Details.
- Detailaufnahmen von kritischen Bereichen
Achte besonders auf kritische Bereiche, wie Elektroinstallationen, Rohrleitungen, Heizungs- und Lüftungssysteme sowie potenzielle Schwachstellen oder Schäden. Erstelle hier detaillierte Nahaufnahmen, um eine genaue Dokumentation zu gewährleisten.
- Abschließende Dokumentation und Übergabe
Nach Abschluss der Arbeiten solltest du eine umfassende Dokumentation des fertigen Projekts erstellen. Erstelle Übersichtsaufnahmen sowie Detailaufnahmen aller relevanten Bereiche, um den finalen Zustand festzuhalten. Präsentiere diese Dokumentation deinem Kunden, um eine transparente und zufriedenstellende Übergabe zu gewährleisten.
Kleine Tipps für eine effektive Fotodokumentation
Verwende einen Maßstab in deinen Aufnahmen, wie einen Zollstock oder ein anderes Referenzobjekt bekannter Größe, um Größenverhältnisse besser einschätzen zu können. Achte auf Beschriftungen und Kennzeichnungen, die für die Interpretation und Dokumentation wichtig sein könnten, und fotografiere dieselben Bereiche aus unterschiedlichen Winkeln und Perspektiven.
Aus Gründen des Datenschutzes und der Vertraulichkeit solltest du darauf achten, keine Personen oder persönlichen Gegenstände in deinen Aufnahmen zu erfassen. Ergänze deine Fotodokumentation durch schriftliche Notizen, Kommentare oder Beschreibungen, um wichtige Informationen oder Beobachtungen festzuhalten. Nutze spezielle Foto-Apps oder Software, um deine Arbeitsabläufe zu optimieren und die Zusammenarbeit zu erleichtern.
Fotos sind mittlerweile unverzichtbar
Die Fotodokumentation ist ein unverzichtbares Werkzeug für Handwerksbetriebe, um Transparenz, Effizienz und Qualitätssicherung zu gewährleisten. Durch den gezielten Einsatz moderner Technologie und die Einhaltung bewährter Verfahren kannst du sicherstellen, dass deine Projekte reibungslos ablaufen und deine Kunden zufrieden sind. Indem du die oben genannten Tipps und Techniken befolgst, kannst du die Vorteile der visuellen Dokumentation voll ausschöpfen und deinen Handwerksbetrieb auf die nächste Stufe heben.
