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Im Handwerk verkaufen wir Zeit und fachliches Können. Die Erfassung der Arbeitszeit ist darum entscheidend für die eigene Personalabrechnung, Kontrolle der Wirtschaftlichkeit und nicht zuletzt für eine transparente Abrechnung beim Kunden. Der handschriftliche Stundenzettel ist aber fehleranfällig: schlechte Lesbarkeit, ungenaues Tracking der Zeit oder Flüchtigkeitsfehler durch Mitarbeiter sind nur einige Schwachstellen. Hinzu kommt der zusätzliche Zeitaufwand für das Ausfüllen und Übertragen in der Lohnbuchhaltung, sowie die Ablage - ganz zu Schweigen von der Zeit, die wir manchmal verbrauchen, um diesem einen Mitarbeiter mit seinen Zetteln nachzulaufen. Unabhängig davon ist die manuelle Erfassung schlicht nicht mehr zeitgemäß und nötig. Selbst die älteren Mitarbeiter sind inzwischen an die Kommunikation per E-Mail, Smartphones und Apps gewöhnt und der Nachwuchs erwartet vielleicht sogar eine digitale Zeiterfassung im Handwerk. Für viele Digital Natives gehört sie zur Arbeit, wie für frühere Generationen der Stundenzettel.
Transparent, zuverlässig, effizient: Deshalb ist die digitale Zeiterfassung für Handwerker und Betriebe eine Erleichterung
- Transparenz: Die Arbeit der Handwerkerauf der Baustelle/beim Kunden, Abwesenheit, Pausen und Urlaubszeiten werden zuverlässig und nachvollziehbar erfasst (z. B. durch GPS-Standortdaten und Live-Zeiterfassung)
- Genauigkeit: Automatisches, sekundengenaues Tracking und präzise Dokumentation
- Planungsoptimierung: Projekte und Aufträge können anhand der erfassten Daten besser vorausgeplant werden, Fehlerquellen und Ineffizienz werden schneller identifiziert
- Übersichtlichkeit: Alle Daten sind zentral, digital und auf einen Blick abrufbar (weniger Ablage und Verwaltungsarbeit
- Prozessoptimierung und Stressreduzierung: Einfachere Stundenabrechnung durch die Handwerker, vereinfachte Lohnabrechnungsprozesse (Bedingung: richtige Integration)
- Mitarbeiterzufriedenheit: Durch eine einfach bedienbare, intuitive Software oder App ist die Zeiterfassung quasi ein Selbstläufer statt ein Zeitfresser
- Weniger Personalaufwand: Gesetzeskonforme und sichere Stundenabrechnung machen manuelles Eintragen oder Kontrollen der Arbeitszeit überflüssig
- Konkurrenzfähigkeit: Digitalisierung im Handwerk steht für einen zeitgemäßen Betrieb und einen Schritt Richtung modernes, papierloses Büro
Wichtig: Mitarbeiter früh integrieren und auf ihrem individuellen Wissensstand abholen, Schulungen und erhöhten Kommunikationsbedarf zur Einführung der neuen Zeiterfassung einplanen.
Zwischen Baustelle, Steuerberater und Büro: Das musst du bei der digitalen Zeiterfassung beachten
Damit die neuen Tools und Methoden Zeit sparen und nicht zum Ärgernis werden, musst du vorab einige wichtige Dinge berücksichtigen. Die Zeiterfassung im Handwerk hat unterschiedliche Ziele, unter anderem:
- Arbeitszeiterfassung für die Projektabrechnung
- Arbeitszeiterfassung inklusive Pause zur Berechnung von Lohn, Überstunden und Urlaubsansprüchen
- Erfassung der Arbeitszeit, um ineffiziente Abläufe zu erkennen
Je nach Abteilung bedarf es unterschiedlicher Lösungen für die Teams. Während für die Monteure vor Ort eine mobile Nutzung via App auf dem Smartphone oder Tablet sinnvoll ist, möchte das Team im Büro die Zeit eventuell bevorzugt am PC oder Terminal erfassen. Hier ist bereits bei der Auswahl der Software und Hardware eine Bestandsaufnahme wichtig, auch mit Blick auf die Ausgabe und anschließende Weiterverarbeitung der Daten. Während die Abrechnung die Zeit pro Baustelle benötigt, will der Steuerberater die Lohnstunden wissen und der Zoll verlangt wiederum die Daten in einem ganz anderen Format. Doch selbst wenn alles berücksichtigt wird: Es ist normal, dass die Einführung einer digitalen Zeiterfassung im Handwerk, wie jeder neue Prozess im Betrieb, Wachstumsschmerzen oder Widerstände mit sich bringt. Eine Eingewöhnungsphase und manchmal etwas Überzeugungsarbeit beim Team und ist nötig.
Der Abschied vom Stundenzettel: Eine Chance für Ihren Handwerksbetrieb
Entscheidend ist, die langfristigen Vorteile der digitalen Zeiterfassung via Software und App für die Arbeit klar hervorzuheben. Sie bietet nicht nur Effizienz für den Betrieb, sondern auch eine Arbeitserleichterung für die Handwerker sowie die anderen Mitarbeitern. Auf Kundenseite punktet die digitale Zeiterfassung mit einem besseren Kosten-Nutzen-Verhältnisdurch Zeitersparnis und einer jederzeit nachvollziehbaren Abrechnung. In der Außenwirkung zeigst du dich als digitalisierter Handwerksbetrieb am Puls der Zeit, was Professionalität und Fortschrittlichkeit transportiert.
Anstelle einer Zettelwirtschaft bietet die digitale Zeiterfassung im Handwerk somit die Möglichkeit, Prozesse zu optimieren, Zeit zu sparen und sich als modernes Handwerksunternehmen für Mitarbeiter und Kunden zu präsentieren. Die Anforderungen sind dabei je nach Betrieb unterschiedlich und eine genaue Recherche der Software und Apps ist entscheidend für den Erfolg. Unser Partner geoCapture bietet hier zum Beispiel interessante Lösungen an.
