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Auf einer Baustelle, im Büro und schlimmstenfalls im Auto sammeln sich schnell Papierberge mit Dokumenten und Notizen an, die letztendlich wichtig für den reibungslosen Ablauf von Projekten sind.
Wichtige Lieferzettel oder die Auswertung von Rapportzetteln können die Aufmaß und Abrechnung verbessern, fehlen Unterlagen verzögert das den Prozess unnötig. Das Archivieren und Abheften in Aktenordnern erfordert Platz für Regale und die Motivation zum peniblen Einordnen - wobei es ja immer diesen einen Kollegen gibt, der das scheinbar gern tut.
Erst mal scheint es naheliegend das alles zu digitalisieren. Es wird sofort an Ort und Stelle gespeichert, Pflichtfelder helfen lückenhafte Formulare zu verhindern und auch um die Archivierung muss man sich keine Sorgen machen.
Doch was sind Argumente GEGEN digitale Formulare:
1. Tablet statt Papier, aber das gleiche Formular
Den Monteuren statt Papier das gleiche Dokument als Word-Dokument mit auf die Baustelle zu geben hat wenig Vorteile. Im Gegenteil: Monteure werden eher vergessen Felder auszufüllen, gerade mit schmutzigen Händen sind Papier und Stift einfacher, als Tastatur oder Tablet. Digitale Formulare machen entsprechend nur Sinn, wenn sie Mehrwerte bieten.
Wenn Wetterbedingungen automatisch erfasst werden, erspart das dem Monteur Zeit. Genauso bei Materiallieferungen, die per QR-Code einfach gescannt und bearbeitet werden können.
2. Dokumentationen, die ausschließlich der Rechtssicherheit dienen
Die Endabnahme mit dem Tablet zu begleiten wirkt zwar professionell, im Regen mit dem Tablet den Rohbau abnehmen, macht aber auch wenig Spaß. Hinzukommt, dass die Abnahmedokumente häufig einfach nur für Streitfälle abgelegt werden. Sind diese datiert und von beiden Parteien unterschrieben hat Papier wahrscheinlich sogar Vorteile: Denn NOCH fehlt uns die Routine und Kompetenz digitale Dokumente korrekt und sicher zu archivieren.
3. Dinge zählen, abhaken und Ideen sammeln
Definitiv Geschmackssache, aber nicht wenig Ladenbesitzer machen ihre Inventur noch immer auf Papier. Zumindest als Unterstützung. Denn Notizen, Gedankenstützen oder Zwischenstände sind in den meisten Softwareprodukten nur schlecht abbildbar. Das gilt auch für Grundrisse und Baupläne. Nicht alles muss sofort in die Software geschrieben werden - gerade Ideen aufzuzeigen geht auf Papier schneller.
Die Digitalisierung von Formularen scheint eine also eine naheliegende Lösung zu sein, ist aber nicht immer die beste Wahl. Lass dir also nichts andrehen, sondern denke immer darüber nach, welche Mehrwerte die Digitalisierung tatsächlich hat.
